Einmalkauf oder Full-Service: Welche digitale Speisekarte passt zu deinem Betrieb?

Klare Entscheidungshilfe · Alle Preise zzgl. USt. · Ohne Provisionen und ohne Kassen-Zwang · Lesezeit ca. 12 Minuten

Bei VeloMenu, der digitalen Speisekarte von Velo Automation, ist die Karte in beiden Paketen gleich vollständig; der Unterschied ist, wer sie danach betreut. Beim Einmalkauf für 299 € zzgl. USt. bekommst du die Dateien und pflegst selbst. Im Full-Service für 99 € Einrichtung plus 29 € im Monat zzgl. USt. hosten wir die Karte in Deutschland und pflegen jede Änderung ein, an Werktagen in unter 24 Stunden. Faustregel: Ändert sich deine Karte öfter als einmal im Quartal, passt der Full-Service.

Die Karte selbst ist in beiden Paketen vollständig: dein Design, LMIV-Allergene, Deutsch und Englisch sowie QR-Codes. Der Unterschied ist nicht die Karte, sondern wer sie nach dem Start technisch betreut und Änderungen einpflegt.

Was ist der Unterschied zwischen Einmalkauf und Full-Service?

Warum beginnt die Entscheidung beim nächsten Kartenwechsel und nicht beim Preis?

Die Frage ist nicht, ob du einen Preis in einem Online-Editor ändern könntest. Die Frage ist, wer es im Betrieb wirklich erledigt, wenn mittags ein Gericht ausgeht, abends die Tageskarte anders aussieht oder eine Zutat geändert werden muss. Genau an diesem Punkt trennen sich Einmalkauf und Full-Service.

Hast du bereits einen Website-Betreuer, der auch kurzfristig erreichbar ist, oder pflegst du die eigene Seite selbst routiniert? Dann ist der Einmalkauf sauber: Du kaufst die fertige Karte, übernimmst sie technisch und bist unabhängig. Ist die Karte dagegen ein laufendes Arbeitsmittel im Restaurant, Café oder Imbiss, ist nicht der Editor entscheidend, sondern dass Änderungen zuverlässig bei den Gästen ankommen.

Unsere praktische Regel: Wenn eine Preis- oder Saisonänderung bei dir sonst auf einem Zettel liegen bleibt, bis „jemand Zeit hat“, passt Full-Service besser. Wenn die technische Zuständigkeit geklärt ist und die Karte selten wechselt, ist der Einmalkauf die schlankere Lösung.

Was übernimmst du beim Einmalkauf selbst?

Beim Einmalkauf erhältst du nicht nur ein QR-Bild, sondern die komplette Karte mit deinem Design, QR-Codes und Anleitung. Damit sie für Gäste erreichbar bleibt, liegen Hosting, Upload und spätere Pflege bei dir oder deiner Website-Betreuung. Dazu gehören auch die fachlich bestätigten Karteninhalte: Preisänderungen, neue Gerichte, Sprachversionen sowie die LMIV-Allergenkennzeichnung.

Technisch brauchst du dafür vier Dinge, und es lohnt sich, sie vor dem Kauf abzuhaken:

• Webspace, also Speicherplatz bei einem Hoster, auf dem schon deine Website liegt oder liegen kann.
• Eine Adresse für die Karte, zum Beispiel einen Unterordner deiner Website oder eine Subdomain wie karte.dein-betrieb.de, mit HTTPS, damit Browser keine Warnung zeigen.
• Zugang zum Hochladen, über das Verwaltungsprogramm deines Hosters oder per FTP.
• Eine zuständige Person, die auch in sechs Monaten noch weiß, wie es geht, und die Allergenangaben bei einer Rezeptänderung mitzieht.

Das ist kein Nachteil, wenn diese Aufgabe bei dir bereits einen festen Platz hat. Es ist sogar der direkte Weg zu maximaler Eigenständigkeit: Du bestimmst Webspace, Zuständigkeit und Änderungsrhythmus selbst. Wichtig ist nur, den Einmalkauf nicht als „wird schon irgendwie laufen“ zu kaufen. Ohne Webspace oder eine zuständige Person wird die Datei nicht zur veröffentlichten Speisekarte. Wie die Übergabe und Weiterleitung bei VeloMenu geregelt ist, steht auf unserer Seite zu Ausstieg und Datei-Übergabe.

Wann ist der Einmalkauf sinnvoll?

Der Einmalkauf ist die klare Wahl, wenn es bei dir bereits eine Person oder Agentur gibt, die Websites betreut. Du erhältst die Karte als vollständiges Dateipaket und hast keine laufenden VeloMenu-Kosten. Dann sollte aber auch wirklich jemand für spätere Preis-, Saison- und Allergenänderungen verantwortlich sein.

• Du hast eigenen Webspace oder einen Website-Betreuer.
• Deine Karte ändert sich selten, etwa zweimal im Jahr zum Saisonwechsel.
• Du möchtest Hosting und Pflege selbst organisieren.

Wann ist der Full-Service sinnvoll?

Full-Service passt, wenn die Karte im Alltag mitläuft: Tagesangebote, wechselnde Preise, Saisonkarte oder ein Foto aus der Küche. VeloMenu hostet sie auf deutschen Servern und übernimmt die Pflege. Du bleibst bei deinem Betrieb, statt dich mit Editor, Upload und Versionen zu beschäftigen.

• Du willst Änderungen schriftlich abgeben statt selbst bearbeiten.
• Die Karte ändert sich regelmäßig.
• Du möchtest Bestell- und Reservierungsformulare direkt in der Karte nutzen.

Ein verlässliches Zeichen, dass der Full-Service der richtige Weg ist: Du hast schon einmal eine Preisänderung auf der Papierkarte mit Kugelschreiber korrigiert oder einen Zettel „Heute nicht verfügbar“ an die Karte geklebt. Dann ändert sich deine Karte schneller, als du sie pflegen kannst, und genau diese Lücke schließt der Service.

Was bedeutet der Full-Service im Betriebsalltag?

Full-Service bedeutet nicht, dass du einen komplizierten Prozess lernst. Du schickst die Änderung schriftlich, Text genügt, ein Foto der handgeschriebenen Tageskarte genügt ebenfalls. VeloMenu pflegt sie an Werktagen in unter 24 Stunden ein und bestätigt die Änderung schriftlich. Hosting auf deutschen Servern, eine eigene Kartenadresse und die laufende Pflege gehören zusammen, damit die Zuständigkeit nicht zwischen Küche, Website und Drittanbieter hängen bleibt.

Wie das in einer Woche aussieht, an einem Beispiel: Ein Restaurant mit Mittagstisch schickt am Montagmorgen ein Foto der neuen Wochenkarte, die Karte ist spätestens am Dienstagmorgen aktuell. Am Mittwochmittag kommt die Nachricht, dass ein Fischgericht aus ist, es verschwindet spätestens am Donnerstagmittag. Am Freitag um 15 Uhr folgen zwei neue Weinpreise, also vor dem Stichzeitpunkt 16 Uhr; weil das Wochenende nicht mitzählt, sind sie spätestens im Lauf des Montags online. Und am Samstag um 10 Uhr bleibt der Biergarten wegen Regen geschlossen: Das fällt unter das Notfallfenster und ist innerhalb von zwei Stunden auf der Karte.

Im ersten Jahr liegen die Kosten bei 447 € zzgl. USt. (99 € Einrichtung plus 12 × 29 € im Jahresvertrag). Danach sind es 348 € zzgl. USt. pro Jahr. Wer monatlich kündbar bleiben möchte, wählt 39 € pro Monat; im ersten Jahr sind das 567 € zzgl. USt. Du kaufst beim Full-Service laufende technische Betreuung, nicht bloß Hosting. Die Rechnung über drei Jahre steht auf der Kostenseite.

Zum Full-Service gehören außerdem Bestell- und Reservierungsformulare. Sie sind sinnvoll, wenn Gäste Abholung oder einen Tisch direkt über die Karte anfragen sollen, du aber keine provisionspflichtige Plattform oder vollständige Kassen-Suite brauchst. Was diese Formulare können und was bewusst nicht, erklären wir auf der Seite Bestell- und Reservierungsformulare.

Was heißt „unbegrenzt“, und wann ist eine Änderung online?

Unbegrenzt heißt: keine Zahl, kein Kontingent, kein Aufpreis ab Änderung X. Gemeint ist der übliche Umfang eines Gastronomiebetriebs, so steht es in den AGB, § 4: Preise, Gerichte, Karten- und Saisonwechsel, Tages- und Wochenkarten. Eine Kantine, die fünfmal pro Woche den Plan wechselt, ist damit Normalbetrieb. Gesondert angeboten werden nur eine komplette Neugestaltung, ein Betriebsartwechsel oder eine zusätzliche Karte.

Die Frist: Änderungen gehen an Werktagen in unter 24 Stunden online. Was nach 16 Uhr eingeht, zählt ab dem nächsten Werktag. Eingang und Umsetzung werden protokolliert; wird die Frist ohne angekündigte Abwesenheit gerissen, entfällt das Entgelt für den Monat. Für die tägliche Tageskarte vereinbaren wir einen festen Ablauf, etwa Foto bis 9 Uhr und Karte aktuell zur Öffnung; Details auf der Seite digitale Tageskarte.

Wer pflegt am Wochenende, im Urlaub und bei Vertretung?

Gastronomie findet am Wochenende statt, deshalb reicht „Werktage“ nicht. Drei Regeln:

• Notfallfenster am Wochenende. Für Preise, ausverkaufte Gerichte, Öffnungszeiten gilt samstags und sonntags von 9 bis 12 Uhr ein Notfallfenster: Mail schicken, Umsetzung in unter 2 Stunden. Kein Telefon nötig, eine Zeile genügt.
• Urlaub wird angekündigt. Mindestens 7 Tage vorher. Was du vorab meldest, pflegen wir terminiert ein, zum Beispiel die Wochenpläne für die Urlaubswoche.
• KI-Vertretung mit Freigabe. Hinter VeloMenu steht ein kleines Team, das ist kein Geheimnis. Damit deine Karte trotzdem jederzeit geändert wird, gibt es als Vertragsoption die KI-Vertretung: Ist niemand verfügbar, bereitet ein KI-Agent deine Änderung vor und schickt dir eine Vorschau. Du antwortest mit einem Wort, dann geht sie live. Der Agent veröffentlicht nichts ohne deine Freigabe. Die Option wird im Vertrag vereinbart und lässt sich jederzeit abschalten.

Wer Änderungen grundsätzlich auch nachts oder am Sonntagabend sofort online haben will, für den ist die Express-Pflege für 10 € im Monat zzgl. USt. gedacht, in Vorbereitung. Auch dort geht nichts ohne deine Freigabe online.

Wie läuft es von der Anfrage bis zur Live-Karte?

Du beschreibst schriftlich kurz deinen Betrieb, die Tischanzahl und ob du selbst hosten möchtest oder laufende Pflege brauchst. Innerhalb eines Werktags bekommst du eine schriftliche Rückmeldung. Nach dem Onboarding entsteht in der Regel in zwei bis vier Werktagen eine Vorschau deiner Karte. Erst wenn du diese schriftlich freigibst, geht die Karte live; erst dann wird abgerechnet.

Bei Full-Service klären wir vor der Freischaltung auch die gewünschte Kartenadresse und ob Bestell- oder Reservierungsanfragen dazugehören. Beim Einmalkauf übergeben wir die Dateien mit Anleitung. Datenschutz- und Hosting-Fragen sind dabei kein Nachsatz: Die Karten laufen im Full-Service auf deutschen Servern, und die Gästekarte setzt keine Cookies. Die Details dazu findest du unter Datenschutz bei digitalen Speisekarten.

Was du schon vor der Anfrage vorbereiten kannst, damit es schnell geht: ein Foto oder PDF der jetzigen Karte, die Allergene und Zusatzstoffe, falls sie nicht schon auf der Karte stehen, dein Logo, die Zahl der Tische und, beim Einmalkauf, die Adresse, unter der die Karte auf deinem Webspace liegen soll. Mehr braucht es nicht. Die vollständige Liste steht auf der Seite Speisekarte erstellen lassen.

Welches Modell passt zu welchem Betrieb? Drei Beispiele

Die folgenden Betriebe sind ausgedachte Beispiele, keine Kunden. Sie zeigen, wie die Entscheidung in typischen Lagen ausfällt.

Das Vereinsheim mit stabiler Karte. Zwanzig Positionen, Schnitzel, Currywurst, Getränke. Die Preise ändern sich einmal im Jahr zur Saison, die Website des Vereins betreut ein Mitglied, das ohnehin Zugang zum Webspace hat. Hier ist der Einmalkauf der ehrliche Weg: einmal 299 € zzgl. USt., danach keine monatlichen Kosten. Den Änderungsdienst braucht ein Verein selten.

Die Betriebskantine mit Wochenplan. Jeden Montag ein neuer Plan, täglich ein wechselndes Gericht, dazu Allergene, die sich mit jedem Rezept ändern. Niemand im Haus hat Zeit, eine Website zu pflegen. Hier passt der Full-Service im Jahresvertrag, weil fünf Änderungen pro Woche Normalbetrieb sind und kein Kontingent aufbrauchen.

Der Biergarten mit Saison. Von April bis Oktober geöffnet, im Sommer wechseln Preise und Tagesgerichte häufig, im Winter ist zu. Hier ist der monatlich kündbare Full-Service für 39 € im Monat zzgl. USt. die passende Wahl: Er läuft in der Saison und lässt sich danach beenden, die Dateien und die Aufsteller bleiben beim Betrieb.

Dein Betrieb ist anders? Dann zählt die Frage vom Anfang dieser Seite: Wer pflegt die Karte, wenn sich morgen etwas ändert?

Wie vermeidest du eine falsche Sparentscheidung?

Der Einmalkauf ist nicht automatisch günstiger, wenn die Karte danach liegen bleibt oder Änderungen Zeit kosten. Eine Karte, die online steht, aber drei Monate alte Preise zeigt, kostet mehr als jedes Abo: Gäste beschweren sich an der Kasse, und das Personal erklärt jeden Abend dieselbe Abweichung. Full-Service ist umgekehrt nicht automatisch besser, wenn du eine feste Karte und eigene Technik hast. Dann zahlst du jeden Monat für einen Dienst, den du kaum nutzt.

Sag uns kurz Betriebsart, Tischanzahl und ob du deine Website selbst betreust, du bekommst ein schriftliches Angebot mit passender Empfehlung. Wenn wir dir den Einmalkauf empfehlen, obwohl der Full-Service für uns mehr Umsatz wäre, liegt das an deinen Antworten.

Häufige Fragen

Preise laut aktueller Preisliste, alle zzgl. USt. Fristen, Notfallfenster, Urlaubsregel und Ausstieg laut AGB § 4 und § 7. Die drei Betriebe im Abschnitt „Drei Beispiele“ sind ausgedacht.