Einmalkauf oder Full-Service: Welche digitale Speisekarte passt zu deinem Betrieb?

Klare Entscheidungshilfe · Alle Preise zzgl. USt. · Ohne Provisionen und ohne Kassen-Zwang

Die Karte selbst ist in beiden Paketen vollständig: dein Design, LMIV-Allergene, Deutsch und Englisch sowie QR-Codes. Der Unterschied ist nicht die Karte, sondern wer sie nach dem Start technisch betreut und Änderungen einpflegt.

Der Unterschied auf einen Blick

Die Entscheidung beginnt nicht beim Preis, sondern beim nächsten Speisekartenwechsel

Die Frage ist nicht, ob du einen Preis in einem Online-Editor ändern könntest. Die Frage ist, wer es im Betrieb wirklich erledigt, wenn mittags ein Gericht ausgeht, abends die Tageskarte anders aussieht oder eine Zutat geändert werden muss. Genau an diesem Punkt trennen sich Einmalkauf und Full-Service.

Hast du bereits einen Website-Betreuer, der auch kurzfristig erreichbar ist, oder pflegst du die eigene Seite selbst routiniert? Dann ist der Einmalkauf sauber: Du kaufst die fertige Karte, übernimmst sie technisch und bist unabhängig. Ist die Karte dagegen ein laufendes Arbeitsmittel im Restaurant, Café oder Imbiss, ist nicht der Editor entscheidend, sondern dass Änderungen zuverlässig bei den Gästen ankommen.

Unsere praktische Regel: Wenn eine Preis- oder Saisonänderung bei dir sonst auf einem Zettel liegen bleibt, bis „jemand Zeit hat“, passt Full-Service besser. Wenn die technische Zuständigkeit geklärt ist und die Karte selten wechselt, ist der Einmalkauf die schlankere Lösung.

Was du beim Einmalkauf wirklich übernimmst

Beim Einmalkauf erhältst du nicht nur ein QR-Bild, sondern die komplette Karte mit deinem Design, QR-Codes und Anleitung. Damit sie für Gäste erreichbar bleibt, liegen Hosting, Upload und spätere Pflege bei dir oder deiner Website-Betreuung. Dazu gehören auch die fachlich bestätigten Karteninhalte: Preisänderungen, neue Gerichte, Sprachversionen sowie die LMIV-Allergenkennzeichnung.

Das ist kein Nachteil, wenn diese Aufgabe bei dir bereits einen festen Platz hat. Es ist sogar der direkte Weg zu maximaler Eigenständigkeit: Du bestimmst Webspace, Zuständigkeit und Änderungsrhythmus selbst. Wichtig ist nur, den Einmalkauf nicht als „wird schon irgendwie laufen“ zu kaufen. Ohne Webspace oder eine zuständige Person wird die Datei nicht zur veröffentlichten Speisekarte.

Auch beim Ausstieg aus einem laufenden Modell bleibt die Frage der Dateien wichtig. Wie die Übergabe und Weiterleitung bei VeloMenu geregelt ist, steht transparent auf unserer Seite zu Ausstieg und Datei-Übergabe.

Wann der Einmalkauf sinnvoll ist

Der Einmalkauf ist die klare Wahl, wenn es bei dir bereits eine Person oder Agentur gibt, die Websites betreut. Du erhältst die Karte als vollständiges Dateipaket und hast keine laufenden VeloMenu-Kosten. Dann sollte aber auch wirklich jemand für spätere Preis-, Saison- und Allergenänderungen verantwortlich sein.

• Du hast eigenen Webspace oder einen Website-Betreuer.
• Deine Karte ändert sich selten.
• Du möchtest Hosting und Pflege selbst organisieren.

Wann Full-Service sinnvoll ist

Full-Service passt, wenn die Karte im Alltag mitläuft: Tagesangebote, wechselnde Preise, Saisonkarte oder ein Foto aus der Küche. VeloMenu hostet sie auf deutschen Servern und übernimmt die Pflege. Du bleibst bei deinem Betrieb, statt dich mit Editor, Upload und Versionen zu beschäftigen.

• Du willst Änderungen schriftlich abgeben statt selbst bearbeiten.
• Die Karte ändert sich regelmäßig.
• Du möchtest Bestell- und Reservierungsformulare direkt in der Karte nutzen.

Was Full-Service im Betriebsalltag bedeutet

Full-Service bedeutet nicht, dass du einen komplizierten Prozess lernst. Du schickst die Änderung schriftlich – Text genügt, ein Foto der handgeschriebenen Tageskarte genügt ebenfalls. VeloMenu pflegt sie an Werktagen in unter 24 Stunden ein und bestätigt die Änderung schriftlich. Hosting auf deutschen Servern, eine eigene Kartenadresse und die laufende Pflege gehören zusammen, damit die Zuständigkeit nicht zwischen Küche, Website und Drittanbieter hängen bleibt.

Im ersten Jahr liegen die transparenten Kosten bei 447 € zzgl. USt. (99 € Einrichtung plus 12 × 29 € im Jahresvertrag). Danach sind es 348 € zzgl. USt. pro Jahr. Wer monatlich kündbar bleiben möchte, wählt 39 € pro Monat; im ersten Jahr sind das 567 € zzgl. USt. Der Vergleich soll nicht den Einmalkauf kleinrechnen, sondern die Entscheidung planbar machen: Du kaufst beim Full-Service laufende technische Betreuung, nicht bloß Hosting.

Zum Full-Service gehören außerdem Bestell- und Reservierungsformulare. Sie sind sinnvoll, wenn Gäste Abholung oder einen Tisch direkt über die Karte anfragen sollen, aber du keine provisionspflichtige Plattform oder vollständige Kassen-Suite brauchst. Was diese Formulare können und was bewusst nicht, erklären wir auf der Seite Bestell- und Reservierungsformulare.

Was heißt „unbegrenzt", und wann ist eine Änderung online?

Unbegrenzt heißt: keine Zahl, kein Kontingent, kein Aufpreis ab Änderung X. Gemeint ist der übliche Umfang eines Gastronomiebetriebs, so steht es in den AGB, § 4: Preise, Gerichte, Karten- und Saisonwechsel, Tages- und Wochenkarten. Eine Kantine, die fünfmal pro Woche den Plan wechselt, ist damit Normalbetrieb. Gesondert angeboten werden nur eine komplette Neugestaltung, ein Betriebsartwechsel oder eine zusätzliche Karte.

Die Frist: Änderungen gehen an Werktagen in unter 24 Stunden online. Was nach 16 Uhr eingeht, zählt ab dem nächsten Werktag. Eingang und Umsetzung werden protokolliert; wird die Frist ohne angekündigte Abwesenheit gerissen, entfällt das Entgelt für den Monat. Für die tägliche Tageskarte vereinbaren wir einen festen Ablauf, etwa Foto bis 9 Uhr und Karte aktuell zur Öffnung; Details auf der Seite digitale Tageskarte.

Wochenende, Urlaub, Vertretung: wer pflegt, wenn niemand da ist?

Gastronomie findet am Wochenende statt, deshalb reicht „Werktage" nicht. Drei Regeln:

• Notfallfenster am Wochenende. Für Preise, ausverkaufte Gerichte, Öffnungszeiten gilt samstags und sonntags von 9 bis 12 Uhr ein Notfallfenster: Mail schicken, Umsetzung in unter 2 Stunden. Kein Telefon nötig, eine Zeile genügt.
• Urlaub wird angekündigt. Mindestens 7 Tage vorher. Was du vorab meldest, pflegen wir terminiert ein, zum Beispiel die Wochenpläne für die Urlaubswoche.
• KI-Vertretung mit Freigabe. Hinter VeloMenu steht ein kleines Team, das ist kein Geheimnis. Damit deine Karte trotzdem jederzeit geändert wird, gibt es als Vertragsoption die KI-Vertretung: Ist niemand verfügbar, bereitet ein KI-Agent deine Änderung vor und schickt dir eine Vorschau. Du antwortest mit einem Wort, dann geht sie live. Der Agent veröffentlicht nichts ohne deine Freigabe. Die Option wird im Vertrag vereinbart und lässt sich jederzeit abschalten.

Der Ablauf: von der schriftlichen Anfrage bis zur Live-Karte

Du beschreibst schriftlich kurz deinen Betrieb, die Tischanzahl und ob du selbst hosten möchtest oder laufende Pflege brauchst. Innerhalb eines Werktags bekommst du eine schriftliche Rückmeldung. Nach dem Onboarding entsteht in der Regel in zwei bis vier Werktagen eine Vorschau deiner Karte. Erst wenn du diese schriftlich freigibst, geht die Karte live; erst dann wird abgerechnet.

Bei Full-Service klären wir vor der Freischaltung auch die gewünschte Kartenadresse und ob Bestell- oder Reservierungsanfragen dazugehören. Beim Einmalkauf übergeben wir die Dateien mit Anleitung. Datenschutz- und Hosting-Fragen sind dabei kein Nachsatz: Die Karten laufen im Full-Service auf deutschen Servern; die Details dazu findest du unter Datenschutz bei digitalen Speisekarten.

Keine falsche Sparentscheidung

Der Einmalkauf ist nicht automatisch günstiger, wenn die Karte danach liegen bleibt oder Änderungen Zeit kosten. Full-Service ist nicht automatisch besser, wenn du eine feste Karte und eigene Technik hast. Sag uns kurz Betriebsart, Tischanzahl und ob du deine Website selbst betreust – du bekommst ein schriftliches Angebot mit passender Empfehlung.

Häufige Fragen