Digitale Speisekarte fürs Vereinsheim: kleine Karte, ehrenamtlich gepflegt
VeloMenu, die digitale Speisekarte von Velo Automation, gibt Vereinsheimen und Sportgaststätten eine Karte mit Preisen und Allergenen nach LMIV, die per QR-Code am Handy läuft und dem Verein gehört, nicht einer Person. Für die meisten Vereine ist der Einmalkauf für 299 € einmalig zzgl. USt. der passende Weg, ohne laufende Kosten. Wer einen Änderungsdienst braucht, etwa eine verpachtete Sportgaststätte mit Wochenkarte, nimmt den Full-Service für 99 € Einrichtung plus 29 € im Monat zzgl. USt.
Im Vereinsheim läuft die Gastronomie anders: Die Karte ist kurz, der Betrieb konzentriert sich auf Spieltage und Trainingsabende, und hinter der Theke steht meistens kein Gastronom, sondern ein Mitglied, das sich bereit erklärt hat. Wer hier über eine digitale Karte nachdenkt, fragt zuerst nach den laufenden Kosten, und zu Recht. Diese Seite zeigt, wann sich eine digitale Karte für einen Verein lohnt, welche Pflichten auch im Vereinsheim gelten und warum wir hier meist zum kleineren Paket raten.
Lohnt sich das bei zwanzig Positionen überhaupt?
Wenn du ein laufendes Paket dafür abschließt: eher nicht. Bei einer kurzen, stabilen Karte mit Bier, Schorle, Bratwurst, Schnitzel, Pommes und einem wechselnden Tagesgericht ist der Einmalkauf für 299 € zzgl. USt. der ehrlichere Weg. Du bekommst die fertige Karte, die QR-Codes und alle Dateien, hostest sie auf dem Webspace der Vereinswebsite oder lässt sie von dem Mitglied betreuen, das auch die Website macht. Danach fallen keine monatlichen Kosten an.
Was der Verein davon hat: Die Karte ist aktuell, auch wenn sie nur zweimal im Jahr geändert wird, sie beantwortet die Allergenfrage, ohne dass das Thekenteam jede Zutat kennen muss, und sie sieht ordentlich aus, statt als laminiertes Blatt mit Tesafilm an der Wand zu hängen.
Wer pflegt das, wenn der Wirt wechselt?
Das ist die eigentliche Frage im Vereinsleben: Pächter und Ehrenamtliche wechseln, das Vereinsheim bleibt. Beim Einmalkauf gehören die Dateien dem Verein, nicht einer Person. Er hat die Karte, unabhängig davon, wer gerade hinter der Theke steht. Beim Full-Service läuft der Vertrag über den Verein oder den Pächter, nicht über eine Privatperson, und die Adresse der Karte bleibt bei einem Wechsel dieselbe.
In beiden Fällen ist niemand darauf angewiesen, dass ein bestimmtes Mitglied noch Zugangsdaten kennt, denn es gibt keine. Ein Tipp für den Einmalkauf: Legt die Dateien dort ab, wo der Verein seine Unterlagen ohnehin aufbewahrt, zum Beispiel beim Vorstand oder im Vereinsordner, und nicht nur auf einem privaten Rechner.
Gilt die Allergenpflicht auch für uns?
Ja, sobald das Vereinsheim regelmäßig Speisen gegen Entgelt abgibt. Die LMIV gilt für Unternehmen, und Erwägungsgrund 15 der Verordnung beschreibt, was damit gemeint ist: eine gewisse Kontinuität der Tätigkeit und ein gewisser Organisationsgrad. Ausgenommen ist der gelegentliche Verkauf durch Privatpersonen, etwa bei Wohltätigkeitsveranstaltungen. Ein Vereinsheim, das jeden Trainingsabend und jeden Spieltag Bratwurst und Schnitzel verkauft, ist kein gelegentlicher Verkauf.
Dann müssen die 14 Allergene nach Anhang II LMIV für den Gast zugänglich sein, auch bei der Bratwurst am Spieltag. Bei einer kurzen Karte ist das schnell erledigt: Wir erfassen die Angaben einmal beim Aufbau, danach ändert sich wenig. Was in deinem Fall genau zutrifft, klärt im Zweifel die Lebensmittelüberwachung deines Landkreises; das ist keine Rechtsberatung. Mehr dazu auf der Seite Allergene in der Speisekarte.
Was gilt beim Jugendschutz im Vereinsheim?
In kaum einer Gastronomie sind so viele Jugendliche unterwegs wie im Sportheim. Nach § 9 Jugendschutzgesetz dürfen Bier, Wein, Sekt und Mischungen daraus nicht an Kinder und Jugendliche unter 16 Jahren abgegeben werden, Spirituosen und Getränke mit Spirituosen nicht an Minderjährige. Nach § 3 JuSchG müssen die geltenden Vorschriften gut sichtbar ausgehängt sein.
Die Karte kann dabei helfen: Getränke mit Alkohol tragen die Markierung „Alkohol“, alkoholfreie Getränke stehen in einem eigenen Bereich ganz oben. Und nach § 6 Gaststättengesetz muss mindestens ein alkoholfreies Getränk nicht teurer sein als das billigste alkoholische, bezogen auf dieselbe Menge; viele Länder haben die Regel in eigene Gesetze übernommen. Für die Jugendmannschaft nach dem Spiel ist die Apfelschorle zum fairen Preis ohnehin die bessere Werbung.
Was gilt für Getränkepreise und Pfand?
Wenn das Vereinsheim wie eine Gaststätte für alle offen ist, gelten auch die Regeln für Preisangaben. Nach § 13 PAngV gehören die Preise in ein Preisverzeichnis, das gut lesbar angebracht ist oder auf den Tischen ausliegt, und neben dem Eingang hängt ein Verzeichnis der wesentlichen Speisen und Getränke. Die Preise müssen alle Zuschläge enthalten.
Wer Flaschen mit Pfand ausgibt, gibt das Pfand nach § 7 PAngV getrennt vom Preis an, etwa „Flasche 0,5 l, zzgl. Pfand“ mit Betrag. Unterschiedliche Preise für Mitglieder und Gäste sind möglich, wenn beide klar auf der Karte stehen. In der digitalen Karte ändert sich ein Preis an einer Stelle; den Aushang am Eingang druckt ihr aus derselben Liste neu.
Wie machen wir das mit Spieltagen und Sonderausschank?
Zwei Wege: Entweder die Karte zeigt dauerhaft das Grundsortiment, und für den Spieltag hängt ein Schild daneben. Das ist bei drei Zusatzpositionen die einfachere Lösung. Oder wir richten einen eigenen Bereich „Heimspiel“ ein, den der Verein zur Saison füllt und der dann stehen bleibt.
Was sich alle zwei Wochen ändert, gehört auf die Tafel; was die Saison über gilt, gehört in die Karte. So bleibt die Pflege bei einem Ehrenamt machbar, das ohnehin genug zu tun hat.
Brauchen wir für das Vereinsfest eine eigene Karte?
Meist nicht. Für das Sommerfest oder das Turnier reicht ein eigener Bereich in der bestehenden Karte, mit den vier oder fünf Gerichten vom Grill und den Getränken des Tages. Der QR-Code bleibt derselbe, und die Allergene stehen auch bei der Festauswahl an jedem Gericht.
Im Full-Service stellen wir den Festbereich zum Termin ein und nehmen ihn danach wieder heraus. Beim Einmalkauf ändert ihr die Datei selbst, eine Anleitung liegt bei. Eine vollständig eigene zweite Karte mit eigenem Design ist nach § 4 Abs. 2 der AGB eine gesonderte Leistung, die ein Verein selten braucht.
Wer darf Änderungen schicken?
Das legt der Verein fest. Im Full-Service setzen wir nur um, was aus den vereinbarten Postfächern kommt, und protokollieren Eingang und Umsetzung. Bewährt hat sich eine Vereinsadresse wie gastro@ oder vorstand@, die bei einem Wechsel im Ehrenamt einfach weitergegeben wird, statt einer privaten Adresse.
Beim Einmalkauf ist die Frage einfacher: Wer Zugang zum Webspace hat, kann die Datei ändern. Das ist meist dieselbe Person, die die Vereinswebsite pflegt. Die Anleitung zeigt, wo in der Datei Preise, Gerichte und Allergene stehen.
Wie kommt die Karte zu Mitgliedern und Gästen?
Über drei Wege. Der QR-Code steht an der Theke und auf den Tischen, beim Einmalkauf sind zwei personalisierte Aufsteller dabei, weitere druckt ihr aus der mitgelieferten Datei. Der Link zur Karte kommt auf die Vereinswebsite und in die Gruppen, in denen der Verein ohnehin kommuniziert. Und wer eine öffentliche Sportgaststätte betreibt, trägt den Link im Google-Unternehmensprofil im Feld „Speisekarte“ ein.
Zum Paket gehören außerdem QR-Codes für Instagram, WhatsApp oder die Google-Bewertung. Deutsch und Englisch sind in jeder Karte enthalten, praktisch bei Gastmannschaften und Turnieren mit internationaler Beteiligung.
Was kostet das für einen Verein?
Der Einmalkauf liegt bei 299 € einmalig, enthalten sind die Karte in der Optik des Vereins, LMIV-Allergene, Deutsch und Englisch, QR-Codes, zwei Tischaufsteller und die vollständige Datei-Übergabe. Wer den Änderungsdienst doch will, zahlt 99 € Einrichtung plus 29 € im Monat im Jahresvertrag oder 39 € monatlich kündbar.
Alle Beträge verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer; ob dein Verein sie als Vorsteuer geltend machen kann, hängt von seinem Status ab und gehört zu deinem Steuerberater. Der vollständige Vergleich steht im Preis-Überblick.
Warum wir hier zum kleineren Paket raten
Der Full-Service rechnet sich, wenn eine Karte oft wechselt, bei einem Restaurant mit Wochenkarte oder einem Café mit täglicher Kuchentheke. Ein Vereinsheim mit stabiler Karte zahlt dafür einen laufenden Beitrag, den es kaum abruft. Wir sagen das lieber vorher als nach der Unterschrift. Wie andere Anbieter das handhaben, steht im Anbieter-Vergleich.
Wie bekommt das Thekenteam die Allergene in den Griff?
Im Vereinsheim wechselt das Team hinter der Theke oft von Woche zu Woche. Niemand kann von Ehrenamtlichen erwarten, dass sie jede Zutat jeder Soße auswendig kennen. Genau dafür ist die digitale Karte gemacht: Die Allergene stehen an jedem Gericht, und wer gefragt wird, zeigt einfach auf den QR-Code.
Eine mündliche Auskunft allein reicht nach § 4 Abs. 4 LMIDV nur, wenn eine schriftliche oder elektronische Aufzeichnung vorliegt, die Gäste auf Nachfrage einsehen können, und wenn deutlich darauf hingewiesen wird. Die Karte ist diese Aufzeichnung. Wichtig bleibt nur, dass jemand im Verein die Angaben aktualisiert, wenn sich eine Zutat oder ein Lieferant ändert.
Was tun bei Turnieren mit vielen Gastmannschaften?
Bei Turnieren kommen an einem Tag mehr Gäste als sonst in einem Monat. Eine kurze Turnierkarte als eigener Bereich ganz oben zeigt, was es an diesem Tag gibt: Bratwurst, Pommes, Kuchen, Getränke. Der Rest der Karte bleibt darunter, der QR-Code derselbe.
Bei internationalen Turnieren hilft die englische Fassung, die in jeder Karte enthalten ist. Gastmannschaften aus dem Ausland sehen Preise und Allergene in ihrer Sprache, ohne dass das Thekenteam übersetzen muss.
Wann lohnt sich doch der Full-Service?
Bei einer verpachteten Sportgaststätte, die wie ein Restaurant läuft: mit Mittagstisch, Wochenkarte, Familienfeiern und Gästen von außerhalb. Dann ändert sich die Karte jede Woche, und der Pächter hat in der Küche Besseres zu tun, als Karten zu tippen. Den Vertrag schließt in diesem Fall meist der Pächter, nicht der Verein.
Eine Kinderkarte für Familien nach dem Spiel bekommt einen eigenen Bereich mit kleineren Portionen und eigenen Preisen. Die ausführliche Gegenüberstellung der beiden Wege steht im Vergleich von Einmalkauf und Full-Service.
Häufige Fragen aus Vereinsheimen
Lohnt sich das für eine kurze Karte?
Als laufendes Paket meist nicht. Bei einer stabilen Karte mit zwanzig Positionen ist der Einmalkauf für 299 € zzgl. USt. der ehrlichere Weg: fertige Karte, QR-Codes, alle Dateien, danach keine monatlichen Kosten. Den Änderungsdienst braucht ein Verein selten.
Was passiert, wenn der Pächter wechselt?
Beim Einmalkauf gehören die Dateien dem Verein, nicht einer Person; die Karte bleibt, unabhängig davon, wer hinter der Theke steht. Beim Full-Service läuft der Vertrag über den Verein oder den Pächter, und die Adresse der Karte bleibt bei einem Wechsel dieselbe.
Gilt die Allergen-Pflicht auch im Vereinsheim?
Ja, sobald regelmäßig Speisen gegen Entgelt abgegeben werden, auch für die Bratwurst am Spieltag. Die LMIV gilt für Tätigkeiten mit einer gewissen Kontinuität (Erwägungsgrund 15); ausgenommen ist der gelegentliche Verkauf durch Privatpersonen. Was in deinem Fall zutrifft, klärt im Zweifel die Lebensmittelüberwachung.
Darf an Jugendliche nach dem Training Bier ausgeschenkt werden?
Nach § 9 Jugendschutzgesetz dürfen Bier, Wein, Sekt und Mischungen daraus nicht an Kinder und Jugendliche unter 16 Jahren abgegeben werden, Spirituosen nicht an Minderjährige. Die Vorschriften müssen nach § 3 JuSchG gut sichtbar aushängen. Das ist keine Rechtsberatung.
Wie gebe ich Flaschenpfand richtig an?
Getrennt vom Preis. Nach § 7 PAngV wird Pfand neben dem Gesamtpreis angegeben und nicht eingerechnet, etwa „Flasche 0,5 l“ mit Preis und dahinter „zzgl. Pfand“ mit Betrag.
Können Mitglieder andere Preise bekommen als Gäste?
Ja, wenn beide Preise klar beschriftet auf der Karte stehen. Die Preise müssen vollständig sein und alle Zuschläge enthalten. In der digitalen Karte stehen sie nebeneinander, damit es an der Theke keine Diskussionen gibt.
Wo legen wir die Dateien beim Einmalkauf ab?
Dort, wo der Verein seine Unterlagen aufbewahrt, zum Beispiel beim Vorstand oder im gemeinsamen Vereinsordner, und auf dem Webspace der Vereinswebsite. Wichtig ist, dass die Dateien nicht nur auf einem privaten Rechner liegen.
Kann die Karte auf der Vereinswebsite eingebunden werden?
Ja. Beim Einmalkauf liegt die Karte als Dateien auf dem Webspace des Vereins und wird von der Website aus verlinkt. Im Full-Service läuft sie unter einer Adresse wie vereinsname.velomenu.info, die du ebenfalls verlinkst.
Brauchen wir für das Vereinsfest eine eigene Karte?
Meist nicht. Ein eigener Bereich in der bestehenden Karte mit den Gerichten vom Grill und den Getränken des Tages genügt. Der QR-Code bleibt derselbe, und die Allergene stehen auch bei der Festauswahl an jedem Gericht.
Wer im Verein darf Änderungen schicken?
Das legt der Verein fest. Im Full-Service setzen wir nur um, was aus den vereinbarten Postfächern kommt. Eine Vereinsadresse, die bei einem Wechsel im Ehrenamt weitergegeben wird, ist praktischer als eine private Adresse.
Was kostet die Karte für ein Vereinsheim?
Der Einmalkauf kostet 299 € einmalig, der Full-Service 99 € Einrichtung plus 29 € im Monat im Jahresvertrag oder 39 € monatlich kündbar, jeweils zzgl. USt. Für die meisten Vereine reicht der Einmalkauf. Ob der Verein die Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen kann, hängt von seinem Status ab und gehört zum Steuerberater.
Wie schnell ist die Karte für den Verein fertig?
Nach der Anfrage bekommst du innerhalb eines Werktags ein schriftliches Angebot. Sobald die Unterlagen vollständig sind, vergehen bis zur fertigen Vorschau in der Regel zwei bis vier Werktage. Online geht die Karte erst nach der schriftlichen Freigabe.
Kann eine Kinderkarte für die Jugendmannschaften dazu?
Ja, als eigener Bereich mit kleinen Portionen, eigenen Preisen und Allergenen wie bei jedem Gericht. Eltern finden sie über die Leiste oben.
Was kostet ein zusätzlicher Aufsteller?
Beim Einmalkauf sind zwei personalisierte Aufsteller dabei, weitere druckt der Verein aus der mitgelieferten Datei. Im Full-Service sind zehn Tische enthalten, jeder weitere kostet 6 € einmalig zzgl. USt.
Kann der Verein die Karte später in den Full-Service überführen?
Ja. Die bestehende Karte wird übernommen und unter einer Adresse wie vereinsname.velomenu.info gehostet; ab dann pflegen wir die Änderungen. Der Wechsel wird schriftlich angefragt und mit einem Angebot bestätigt.
Muss die Karte ein Impressum haben?
Die Karte ist eine Webseite, und für geschäftsmäßige Webangebote gilt in der Regel eine Impressumspflicht. Wir binden die Angaben des Vereins oder Pächters in die Karte ein. Was genau hineingehört, klärt im Zweifel der Vorstand mit seinem Berater.
Funktioniert die Karte, wenn im Vereinsheim kein WLAN ist?
Ja. Der QR-Code lädt über das Mobilfunknetz der Gäste, ein eigenes WLAN braucht das Vereinsheim nicht. Die Karte ist eine schlanke Webseite und lädt auch bei schwachem Empfang zügig.
Was ist, wenn der Verein die Karte später nicht mehr braucht?
Beim Einmalkauf entstehen ohnehin keine laufenden Kosten. Im Full-Service endet der Vertrag nach den vereinbarten Fristen, der Verein bekommt die Karte als Dateipaket und drei Monate Weiterleitung der bisherigen Adresse (§ 7 Abs. 4 AGB).
Vereinsheim-Karte digitalisieren lassen
Schick uns ein Foto deiner Karte. Wir melden uns innerhalb eines Werktags schriftlich mit einem Angebot; die Vorschau folgt nach der Bestellung. Ein Telefonat ist nicht nötig, und einen Termin mit dem Vorstand brauchst du dafür auch nicht.
Angebot fürs Vereinsheim anfragenRechtsgrundlagen: VO (EU) 1169/2011 (LMIV), Erwägungsgrund 15, Art. 44 und Anhang II; § 7 und § 13 PAngV; §§ 3 und 9 JuSchG; § 6 GastG. Keine Rechtsberatung, auch nicht steuerlich. VeloMenu-Preise zzgl. USt.