Speisekarte digitalisieren: aus PDF, Foto oder Word wird eine echte digitale Karte
VeloMenu, die digitale Speisekarte von Velo Automation, digitalisiert deine bestehende Karte, egal ob sie als PDF, Word-Datei, Foto oder laminierte Karte vorliegt. Daraus entsteht eine strukturierte Karte mit Kategorien, Suche, Allergenen nach LMIV und englischer Fassung, die Gäste per QR-Code ohne App öffnen. Die Erfassung ist im Paketpreis enthalten: Einmalkauf 299 € einmalig oder Full-Service 99 € Einrichtung plus 29 € im Monat im Jahresvertrag, jeweils zzgl. USt.
Deine Speisekarte existiert schon, als Word-Datei, als Druck-PDF vom Grafiker oder schlicht als laminierte Karte auf dem Tisch. Digitalisieren heißt nicht, davon ein Foto ins Netz zu stellen. Es heißt: Gerichte, Preise, Beschreibungen und Allergene in eine strukturierte, mobile Karte zu überführen, die Gäste per QR-Code öffnen und die sich schnell ändern lässt. Diese Seite zeigt die drei Ausgangslagen, die typischen Stolperfallen und was es kostet, die Speisekarte digitalisieren zu lassen oder den Weg selbst zu gehen.
Was habe ich da eigentlich, und wie wird daraus eine digitale Karte?
Fast jede Karte startet in einem von drei Formaten, und jedes hat seinen eigenen Weg:
- Druck-PDF oder Word-Datei: Der beste Ausgangspunkt, weil die Texte schon digital vorliegen. Die Arbeit steckt im Umbau: Aus einem zweispaltigen Drucklayout müssen einzelne Gerichte mit Name, Beschreibung, Preis und Allergenen werden, jede Position ein eigener Datensatz.
- Foto der bestehenden Karte: Auch das funktioniert. Texterkennung, heute meist KI-gestützt, liest die Gerichte aus; danach ist Kontrolle gefragt, denn einzelne Preise, Sonderzeichen und vor allem die Allergen-Kürzel stimmen nicht immer auf Anhieb.
- Gar keine digitale Vorlage: Dann wird die Karte einmal sauber erfasst. Einmal investiert, pflegst du danach nur noch Änderungen.
Das Ergebnis ist in allen drei Fällen dasselbe: eine strukturierte Karte mit Kategorien, Suchfunktion und Allergenkennzeichnung, die auf jedem Handy sauber lädt. Wie daraus QR-Code und Tischaufsteller werden, steht in der Anleitung zum Erstellen.
Was heißt „strukturiert“ bei einer digitalen Karte?
Jedes Gericht ist ein eigener Eintrag mit festen Feldern: Name, Beschreibung, Preis, Allergene, Zusatzstoffe, Markierungen wie vegetarisch oder scharf, dazu die englische Fassung. Das klingt technisch, hat aber für Gäste und Betrieb ganz praktische Folgen.
Gäste können suchen und filtern, etwa nach „Käse“ oder „ohne Gluten“. Deutsche und englische Fassung kommen aus derselben Quelle, Preise und Allergene können also nicht auseinanderlaufen. Und Suchmaschinen verstehen über strukturierte Daten nach schema.org, welche Gerichte du anbietest. Ein PDF ist dagegen ein Bild mit Text, das niemand durchsuchen oder filtern kann.
Warum scheitert das PDF auf dem Handy?
Die verlockende Abkürzung, Druck-PDF hochladen, QR-Code drauf, fertig, rächt sich am Tisch. Ein Druck-PDF ist für DIN A4 gebaut, das Handy des Gastes zeigt sechs Zoll: Die Schrift ist winzig, der Gast zoomt und wischt quer, bei schwachem Empfang lädt die Datei mit mehreren Megabyte quälend langsam.
Dazu kommt, was man nicht sieht: Für Google und KI-Suchen ist der Inhalt eines gestalteten PDFs schwer zu lesen, deine Gerichte tauchen in Suchen kaum auf. Und bei jeder Preisänderung musst du die Datei neu erzeugen und hochladen. Eine strukturierte Karte löst alle vier Probleme auf einmal; was das für deine Auffindbarkeit bedeutet, zeigt die Seite Bei Google gefunden werden.
Wie zuverlässig ist KI beim Auslesen der Karte?
Gut genug für den ersten Entwurf, nicht gut genug ohne Kontrolle. Mehrere Anbieter werben inzwischen mit KI-Import aus Foto oder PDF, und die Technik erkennt Gerichte und Preise erstaunlich zuverlässig. Typische Fehler liegen im Detail: eine 9 wird zur 8, ein hochgestelltes Kürzel verschwindet, zwei Zeilen werden zu einem Gericht zusammengezogen, oder Allergene werden geraten statt übernommen.
Bei Preisen ist ein Fehler ärgerlich, bei Allergenen gefährlich. Deshalb gehört nach jeder automatischen Übernahme ein Abgleich Gericht für Gericht durch einen Menschen dazu. Bei VeloMenu erfassen wir die Karte und gleichen sie mit deiner Vorlage ab; du prüfst die Vorschau, bevor irgendetwas online geht.
Was passiert beim Digitalisieren mit den Allergenen?
Der am häufigsten unterschätzte Teil. Die Kennzeichnungspflicht der 14 Allergene nach LMIV gilt digital genauso wie auf Papier, und die Digitalisierung ist der richtige Moment, sie sauber aufzusetzen: Jedes Gericht bekommt seine Kennbuchstaben A bis N, dazu Zusatzstoffe als Ziffern, und die Legende steht direkt in der Karte.
Wer beim Abtippen oder Auslesen die Kürzel der alten Karte verschluckt, baut sich ein Haftungsrisiko ein. Verantwortlich für die Angaben bleibt nach Art. 8 LMIV dein Betrieb. Wenn die alte Karte keine Allergene hatte, ist die Digitalisierung der Anlass, sie aus Rezepturen und Datenblättern zu ergänzen. Was die LMIV genau verlangt, steht auf der Seite Allergene in der Speisekarte.
Welche Unterlagen sollte ich vorbereiten?
- Die aktuelle Karte als Foto, PDF, Word-Datei oder Link, mit allen Bereichen inklusive Getränke.
- Allergene und Zusatzstoffe, falls sie nicht auf der Karte stehen, als Liste oder aus den Datenblättern deiner Lieferanten.
- Logo und Farben, am besten als Datei; ein Foto vom Schild geht zur Not auch.
- Fotos deiner Gerichte, wenn du welche hast und die Rechte daran besitzt.
- Öffnungszeiten, Anschrift und die Zahl der Tische für die Aufsteller.
Mehr braucht es nicht. Was fehlt, fragen wir gezielt nach, statt zu raten. Die ausführliche Liste steht auf der Seite Speisekarte erstellen lassen.
Wie lange dauert die Digitalisierung?
Nach deiner Anfrage bekommst du innerhalb eines Werktags ein schriftliches Angebot. Sobald die Unterlagen vollständig sind, vergehen bis zur fertigen Vorschau in der Regel zwei bis vier Werktage. Online geht die Karte erst nach deiner schriftlichen Freigabe, und erst dann wird abgerechnet.
Am längsten dauert meist nicht die Erfassung, sondern das Nachfragen bei den Allergenen. Wer die Allergenliste gleich mitschickt, ist schneller fertig. Korrekturen vor der Freigabe sind im Preis enthalten.
Was passiert mit der Papierkarte danach?
Sie muss nicht verschwinden. Nach § 13 Abs. 2 PAngV bleibt neben dem Eingang einer Gaststätte ein Preisverzeichnis der wesentlichen Speisen und Getränke Pflicht, und viele Betriebe behalten einige gedruckte Karten für Gäste ohne Handy. Der Unterschied: Die digitale Karte ist ab jetzt die führende Fassung.
Gedruckt wird nur noch, wenn sich wirklich etwas ändert, und dann aus derselben Quelle. Die Zeiten, in denen dreißig Karten auf Verdacht gedruckt und nach drei Wochen mit Aufklebern repariert wurden, sind damit vorbei. Wie das im Alltag aussieht, steht auf der Seite Vorteile der digitalen Speisekarte.
Bekomme ich die Karte gleich auf Englisch?
Ja. Deutsch und Englisch sind in beiden Paketen enthalten. Beim Digitalisieren übersetzen wir die Beschreibungen mit, die Gerichtnamen bleiben, wo sie bekannt sind, und bekommen eine Erklärung, wo sie es nicht sind. Die Allergen-Legende gibt es ebenfalls auf Englisch, mit denselben Kennbuchstaben.
Der Gast wechselt die Sprache mit einem Tipp in derselben Karte, ein zweiter QR-Code ist nicht nötig. Weitere Sprachen sprechen wir vorher ab. Worauf es bei der Übersetzung ankommt, steht auf der Seite Speisekarte übersetzen.
Wird die digitale Karte bei Google gefunden?
Eine strukturierte Karte ist eine echte Webseite mit Text, und VeloMenu-Karten enthalten strukturierte Daten nach schema.org für Restaurant, Menü und Gerichte. Suchmaschinen und KI-Assistenten können damit lesen, was du anbietest. Garantien für Platzierungen gibt es nicht, aber die Grundlage ist eine ganz andere als bei einem PDF.
Den größten Effekt hat ein Handgriff, den du selbst machst: Trag den Link zur Karte in deinem Google-Unternehmensprofil im Feld „Speisekarte“ ein. Dann sieht jeder, der dich bei Google oder Maps findet, die aktuelle Fassung.
Was kostet es, die Speisekarte digitalisieren zu lassen?
Selbst machen kostet Zeit statt Geld: Erfassung, Design, Hosting und Pflege in Eigenregie. Selbst-Editoren gibt es mit kostenlosem Einstieg und in bezahlten Tarifen ab etwa 10 € im Monat; die Erfassung deiner Karte bleibt dabei an dir hängen, auch wenn einige Anbieter einen KI-Import anbieten. Quellen im Vergleich von 19 Anbietern, Stand September 2026.
Bei VeloMenu ist die komplette Digitalisierung im Paketpreis enthalten, egal wie die Karte vorliegt. Im Einmalkauf für 299 € digitalisieren und gestalten wir die Karte mit LMIV-Allergenen, Deutsch und Englisch, QR-Codes und zwei Tischaufstellern, danach gehört sie dir mit allen Dateien. Im Full-Service für 99 € Einrichtung plus 29 € im Monat (monatlich kündbar: 39 €) kommen Hosting in Deutschland und unbegrenzte Änderungen dazu. Alle Preise zzgl. USt., ohne Provision.
Wie läuft die Digitalisierung bei VeloMenu ab?
Du schickst uns, was du hast: Foto, PDF, Word-Datei oder den Link zu deiner Website, formlos per E-Mail. Wir erfassen die Gerichte strukturiert, übernehmen Farben und Stil deines Betriebs und gleichen die Allergene mit deiner alten Karte ab. Innerhalb weniger Werktage bekommst du eine Vorschau zum Prüfen; erst nach deiner schriftlichen Freigabe geht die Karte live.
Und danach bleibt es einfach: Im Full-Service fotografierst du die neue Tageskarte, schickst die Mail, und ein Mensch in Deutschland pflegt die Änderung ein, an Werktagen innerhalb von 24 Stunden. Wie eine fertige Karte aussieht, zeigt die Beispielkarte mit 57 Positionen.
Selbst digitalisieren oder digitalisieren lassen?
Selbst digitalisieren lohnt sich, wenn deine Karte klein ist, sich selten ändert und jemand im Betrieb Freude an Technik hat. Dann reicht ein Selbst-Editor oder sogar eine selbst gebaute Webseite, und die Ersparnis ist echt. Plane aber die Allergene ein: Sie sind der Teil, der am meisten Sorgfalt braucht.
Digitalisieren lassen lohnt sich, wenn die Karte lang ist, wenn sie oft wechselt oder wenn die Zeit für einen Abend am Rechner einfach nicht da ist. Dann zahlst du für die Erfassung einmal und bekommst eine Karte, die vom ersten Tag an vollständig ist. Die Gegenüberstellung der beiden VeloMenu-Wege steht im Vergleich von Einmalkauf und Full-Service.
Häufige Fragen zum Digitalisieren
Wie digitalisiere ich meine Speisekarte?
Du brauchst drei Dinge: die Inhalte in strukturierter Form, also Gerichte, Preise und Allergene statt eines PDF-Scans, eine mobile Darstellung, die auf jedem Handy lesbar ist, und einen QR-Code auf jedem Tisch. Bei VeloMenu schickst du deine bestehende Karte als Foto, PDF oder Word-Datei; wir bauen daraus die strukturierte digitale Karte, inklusive Allergenkennzeichnung nach LMIV.
Reicht es nicht, mein PDF hinter einen QR-Code zu legen?
Technisch ja, praktisch nein. Ein A4-PDF auf einem Handy heißt zoomen, wischen, verrutschen, und viele Gäste geben schnell auf. Eine echte digitale Karte hat Kategorien, Suche, lesbare Schrift und lädt zügig, ohne App und ohne Download.
Was kostet es, eine Speisekarte digitalisieren zu lassen?
Bei VeloMenu 299 € einmalig, die Karte gehört dir und du hostest selbst, oder Full-Service mit 99 € Einrichtung plus 29 € im Monat im Jahresvertrag (monatlich kündbar: 39 €). Beides zzgl. USt., inklusive Allergen-Erfassung, Deutsch und Englisch und QR-Codes.
Was passiert mit meinen Allergen-Angaben bei der Digitalisierung?
Die LMIV verlangt die Allergenkennzeichnung auch digital. Wir erfassen beim Digitalisieren die 14 Allergene pro Gericht und machen sie auf der Karte filterbar, das kann eine laminierte Papierkarte nicht. Du prüfst die Angaben vor der Freigabe, denn verantwortlich bleibt nach Art. 8 LMIV dein Betrieb.
Kann ich meine Karte einfach abfotografieren?
Ja, ein gut lesbares Foto jeder Seite genügt als Ausgangspunkt. Achte auf gerades Licht ohne Spiegelungen und darauf, dass Preise und Allergen-Kürzel scharf sind. Wir erfassen die Karte und gleichen sie mit dem Foto ab.
Was ist besser als Grundlage: PDF, Word oder Foto?
Am schnellsten geht es mit einer Word-Datei oder einem PDF mit echtem Text, weil die Inhalte schon digital sind. Ein Foto funktioniert ebenfalls, braucht aber mehr Kontrolle. Schick einfach, was du hast.
Kann KI meine Speisekarte automatisch digitalisieren?
KI liest Gerichte und Preise aus Fotos und PDFs inzwischen gut aus, macht aber Fehler im Detail, besonders bei Allergen-Kürzeln. Deshalb gehört ein Abgleich Gericht für Gericht durch einen Menschen dazu. Bei VeloMenu prüfst du außerdem die Vorschau vor der Freigabe.
Werden auch Getränke digitalisiert?
Ja, die Getränkekarte gehört dazu, mit mehreren Mengen und Preisen pro Getränk und Kennzeichnungen wie Sulfite im Wein. Einen Aufpreis für die Getränkekarte gibt es nicht.
Was passiert mit meinen Fotos?
Fotos deiner Gerichte bauen wir ein, wenn du sie uns schickst und die Rechte daran hast. Bilder aus dem Internet oder von Herstellern ohne Erlaubnis verwenden wir nicht. Eine Karte ohne Fotos funktioniert ebenfalls gut.
Wie lange dauert das Digitalisieren?
Nach der Anfrage bekommst du innerhalb eines Werktags ein Angebot. Sobald die Unterlagen vollständig sind, vergehen bis zur Vorschau in der Regel zwei bis vier Werktage. Online geht die Karte erst nach deiner schriftlichen Freigabe.
Muss ich meine Allergene selbst liefern?
Wenn sie auf deiner alten Karte stehen, übernehmen wir sie. Wenn nicht, brauchen wir sie aus deinen Rezepturen oder den Datenblättern deiner Lieferanten. Wir fragen gezielt nach, statt zu raten, denn verantwortlich für die Angaben ist dein Betrieb.
Kann die digitale Karte später erweitert werden?
Ja. Neue Kategorien, eine Kinderkarte, eine Tageskarte oder eine Saisonkarte kommen als Bereiche dazu. Im Full-Service sind solche Änderungen enthalten; eine komplett zusätzliche Karte ist laut AGB eine gesonderte Leistung.
Was passiert mit der alten Papierkarte?
Du kannst einige Exemplare behalten, gedruckt aus der neuen digitalen Fassung. Das Preisverzeichnis neben dem Eingang bleibt nach § 13 Abs. 2 PAngV ohnehin Pflicht.
Kann ich meine Karte in mehreren Etappen digitalisieren lassen?
Ja. Viele Betriebe starten mit Speise- und Getränkekarte und ergänzen Tageskarte oder Saisonkarte später als eigene Bereiche. Im Full-Service sind solche Erweiterungen im üblichen Umfang enthalten.
Wird meine Karte auch für Suchmaschinen lesbar?
Ja. Die digitale Karte ist eine Webseite mit Text und strukturierten Daten nach schema.org für Restaurant, Menü und Gerichte. Den Link trägst du im Google-Unternehmensprofil im Feld „Speisekarte“ ein.
Was ist, wenn meine alte Karte Fehler enthält?
Dann ist die Digitalisierung die Gelegenheit, sie zu korrigieren. Wir übernehmen, was du uns schickst, und fragen nach, wenn etwas unklar oder widersprüchlich ist, etwa ein Gericht ohne Preis oder fehlende Allergene.
Brauche ich für die digitale Karte eine eigene Website?
Im Full-Service nicht, die Karte läuft unter einer Adresse wie deinname.velomenu.info mit Hosting in Deutschland. Beim Einmalkauf brauchst du eigenen Webspace, etwa den deiner Website.
Kann ich die Karte vor dem Livegang testen?
Ja. Du bekommst eine Vorschau, die du auf dem eigenen Handy öffnen und prüfen kannst. Korrekturen vor der Freigabe sind im Preis enthalten; online geht die Karte erst nach deiner schriftlichen Freigabe.
Was passiert mit Gerichten, die ich nur saisonal anbiete?
Sie bekommen einen eigenen Bereich, den wir zur Saison einstellen und danach herausnehmen. Im Full-Service ist das eine normale Änderung, dazu sind zwei Saison-Redesigns im Jahr enthalten.
Schick uns deine Karte, wir digitalisieren sie
Foto oder PDF genügt. Du bekommst innerhalb eines Werktags ein schriftliches Angebot, die Vorschau deiner digitalen Karte nach der Bestellung in der Regel in zwei bis vier Werktagen. Erst wenn sie dir gefällt, wird es verbindlich.
Karte digitalisieren lassenMarktpreise laut öffentlichen Preisseiten der Anbieter, recherchiert im September 2026, Quellen im Anbieter-Vergleich. Rechtsgrundlagen: VO (EU) 1169/2011 (LMIV), Art. 8 und 44; § 13 PAngV. Keine Rechtsberatung. VeloMenu-Preise zzgl. USt.